Zamówienie od klienta musi w końcu znaleźć się w systemie. Dróg jest cztery i różnią się nie tyle technologią, co tym, kto ponosi wysiłek: Ty, Twój klient, czy maszyna. Ten artykuł porównuje wszystkie cztery, łącznie z tą najtańszą i najczęściej pomijaną.
Spis treści
1. Ręcznie — koszt, którego nikt nie widzi
Domyślna droga w każdej firmie: człowiek czyta maila i przepisuje pozycje do systemu. Jej zaletą jest elastyczność — człowiek poradzi sobie z każdą formą zamówienia, rozpozna skrót, zadzwoni w razie wątpliwości. Jej wadą jest to, że kosztuje stale i rośnie liniowo wraz ze sprzedażą.
Największym problemem tej drogi nie jest jednak koszt, tylko jego niewidoczność. Nie ma stanowiska „osoba od przepisywania zamówień", więc nie ma pozycji w budżecie, więc nikt nie pyta, czy ta pozycja nie jest za duża.
2. Import pliku — tani, ale wymaga współpracy
Większość systemów ERP potrafi wczytać zamówienie z pliku o ustalonej strukturze, zwykle XML albo CSV. Klient generuje plik ze swojego systemu, wysyła go, a Ty wczytujesz go jednym kliknięciem. To droga zdecydowanie najtańsza w utrzymaniu i najbardziej niedoceniana.
Ma jednak warunek, którego nie da się obejść: klient musi umieć i chcieć taki plik wygenerować.
Sprawdza się przy stałych, większych odbiorcach, którzy mają własny system i dział IT. Nie sprawdza się przy kliencie, który zamawia raz w miesiącu i pisze maila z telefonu. W praktyce obejmuje więc część ruchu — zwykle tę najbardziej przewidywalną, która i tak sprawia najmniej kłopotu.
3. Portal B2B — przerzucenie wysiłku na klienta
Zamiast czytać zamówienia, dajesz klientowi miejsce, w którym sam je składa. Dane wchodzą do systemu od razu ustrukturyzowane, bez odczytywania czegokolwiek. Dodatkowo portal daje rzeczy, których żadna inna droga nie da: podgląd stanów, historię, status realizacji, indywidualne ceny.
Portal ma jednak cechę, o której łatwo zapomnieć w trakcie wdrożenia: jest zmianą nawyku po stronie klienta, a nie po Twojej.
Mały odbiorca nie chce zakładać konta i uczyć się kolejnego interfejsu, skoro mail działa. Duży odbiorca ma własny system zakupowy i to on oczekuje, że to Ty się dopasujesz. Efekt bywa taki, że portal przejmuje część ruchu — zwykle od klientów, którzy zamawiają regularnie i prosto — a najbardziej kłopotliwe zamówienia dalej przychodzą mailem.
To nie jest argument przeciwko portalowi. Portal potrafi być świetną inwestycją z zupełnie innych powodów niż wprowadzanie zamówień. Warto tylko nie planować go jako jedynego rozwiązania problemu maili.
4. Warstwa odczytująca — maszyna czyta to, co przychodzi
Czwarta droga nie zmienia niczego po stronie klienta. Zamówienie przychodzi tak jak dotąd, a maszyna odczytuje je i przygotowuje dokument do zatwierdzenia. Człowiek zostaje w procesie, ale zamiast przepisywać — sprawdza.
W tej kategorii mieszczą się dwie różne rzeczy, których nie warto mylić:
- Moduł odczytu dokumentów wbudowany w system ERP. Przyjmuje plik, najczęściej PDF, dopasowuje pozycje po kodzie i nazwie. Tańszy, dobrze zintegrowany, ale oczekuje dokumentu o przewidywalnej strukturze.
- Osobna warstwa odczytująca treść wiadomości i arkusze. Radzi sobie z zamówieniem napisanym w mailu i z arkuszem o dowolnym układzie, pamięta nazwy używane przez konkretnego klienta i odkłada niejasne pozycje do osobnej kolejki.
5. Porównanie
| Droga | Kto ponosi wysiłek | Charakter kosztu | Kiedy ma sens |
|---|---|---|---|
| Ręcznie | Twój zespół | Stały, rośnie ze sprzedażą | Niski wolumen albo zamówienia tak nietypowe, że i tak wymagają decyzji człowieka |
| Import pliku | Klient i jego system | Bardzo niski w utrzymaniu | Stali, więksi partnerzy z własnym IT |
| Portal B2B | Klient zmienia nawyk | Wdrożenie plus stała praca nad adopcją | Gdy chcesz dać klientom także stany, historię i statusy |
| Warstwa odczytująca | Maszyna, człowiek zatwierdza | Zwykle abonament | Dużo zamówień w treści maili i arkuszach, z własnym nazewnictwem klientów |
Celowo nie podaję tu kwot. Widełki wyrwane z kontekstu wprowadzają w błąd, bo o opłacalności decyduje nie cena rozwiązania, tylko stosunek tej ceny do Twojego obecnego kosztu ręcznego. Dopóki nie masz tej pierwszej liczby, porównywanie cen nie ma sensu.
6. Dlaczego większość firm miesza drogi
W praktyce rzadko wygrywa jedna droga. Typowy układ w hurtowni o zróżnicowanym ruchu wygląda tak: trzech największych partnerów przysyła pliki do importu, część stałych klientów korzysta z portalu, a reszta — czyli najczęściej ta najbardziej pracochłonna — pisze maile.
To jest sensowne, bo każda droga obsługuje ten fragment ruchu, do którego pasuje. Ma jednak jeden warunek: jasny podział, żeby to samo zamówienie nie weszło do systemu dwiema drogami. Zwykle załatwia to reguła na skrzynce albo osobny adres.
7. Jak wybrać
Proponuję kolejność, która zaczyna się od rzeczy najtańszych:
- Policz obecny koszt ręczny. Bez tej liczby każda decyzja jest zgadywaniem.
- Sprawdź import u największych klientów. Jeśli trzech odbiorców to połowa zamówień, zacznij od rozmowy z nimi.
- Sprawdź, co potrafi Twój system. Moduł odczytu dokumentów bywa już w cenie licencji.
- Dopiero potem rozważ osobną warstwę — na to, co zostanie po trzech poprzednich krokach.
Ta kolejność jest wbrew interesowi kogoś, kto sprzedaje czwarty punkt. Ale rozwiązanie kupione bez trzech pierwszych kroków zwykle rozczarowuje, bo obejmuje ruch, który dało się obsłużyć taniej.
Przeszedłeś pierwsze trzy kroki i coś zostało?
To jest dokładnie ten moment, w którym warto porozmawiać. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i służy temu, żebym zobaczył, co konkretnie zostało po tańszych drogach.