Zacznę od zdania, które działa przeciwko mnie: Twój system ERP prawdopodobnie ma już moduł, który część tej pracy wykona. Producenci systemów dołożyli w ostatnich latach odczyt dokumentów i tworzenie z nich zamówień, a kosztuje to ułamek tego, co osobne rozwiązanie. Jeśli Twoje zamówienia wyglądają w określony sposób, dalszą część tego artykułu możesz potraktować jako potwierdzenie, że nie musisz nic kupować.
Spis treści
1. Co robi moduł wbudowany
Typowy moduł OCR w systemie ERP przyjmuje plik — najczęściej PDF albo skan — odczytuje z niego pozycje i tworzy dokument w systemie. Dopasowanie pozycji idzie zwykle w ustalonej kolejności: najpierw kod kreskowy, potem numer katalogowy, na końcu nazwa. Rozliczenie bywa za liczbę przetworzonych stron.
To działa dobrze i nie ma powodu tego podważać. Jeśli Twoi klienci wysyłają zamówienia jako generowane z systemu pliki PDF z kodami, moduł wbudowany jest rozwiązaniem tańszym, prostszym i lepiej zintegrowanym niż cokolwiek, co dołożysz z zewnątrz. Jedno miejsce do obsługi, jedno wsparcie, jedna faktura.
2. Gdzie przebiega granica
Moduł wbudowany zakłada jedną rzecz: że zamówienie jest dokumentem. Plikiem o jakiejś strukturze, z którego da się wyciągnąć tabelę pozycji. Problem zaczyna się tam, gdzie zamówienie dokumentem nie jest.
Zamówienie w treści maila
„Dzień dobry, poproszę 20 kartonów tych większych i 5 opakowań rękawiczek, dostawa czwartek." Nie ma załącznika, nie ma tabeli, nie ma kodów. Jest zdanie napisane przez człowieka, który zna Wasz asortyment na tyle dobrze, żeby nie zaglądać do cennika. Moduł oczekujący pliku nie ma czego przetworzyć.
Arkusz o dowolnym układzie
Każdy klient ma swój arkusz. U jednego ilość jest w kolumnie C, u drugiego w E, u trzeciego są dwa arkusze i pozycje zaczynają się od dwunastego wiersza. To nadal plik, ale nie taki, jaki moduł spodziewa się zobaczyć.
Własne nazewnictwo klienta
To jest najtrudniejsza i najkosztowniejsza kategoria. „Białe 20", „zetki", „to co zwykle", „ten mniejszy". Nazwy, które nie występują w żadnej kartotece, bo istnieją wyłącznie w głowie osoby zamawiającej i w głowie Waszego handlowca, który obsługuje ją od lat. Dopasowanie po nazwie tu nie zadziała, bo nie ma czego dopasować — potrzebna jest pamięć tego odbiorcy.
3. Porównanie
| Sytuacja | Moduł wbudowany | Agent |
|---|---|---|
| PDF z kodami kreskowymi | Tak, i to jest jego mocna strona | Tak, ale to nadmiar |
| PDF o nietypowym układzie | Zależy od układu | Tak |
| Arkusz Excel klienta | Zwykle nie | Tak |
| Zamówienie w treści maila | Nie | Tak |
| Własne nazwy i skróty klienta | Nie | Tak, uczy się z poprawek |
| Pozycja niejednoznaczna | Wybiera najbliższe dopasowanie | Odkłada do kolejki wyjątków |
| Raport, ile pracy przejął | Zwykle nie | Tak, miesięcznie |
| Koszt | Niski, często rozliczany za strony | Wyższy, abonament |
| Złożoność obsługi | Jedno miejsce, jedno wsparcie | Dodatkowy element w układance |
Dwa ostatnie wiersze są tu celowo. Osobne rozwiązanie zawsze coś kosztuje — nie tylko w złotówkach, ale w liczbie rzeczy, które trzeba utrzymywać. To realny argument przeciwko, nie formalność.
4. Test na pięćdziesięciu zamówieniach
Zamiast dyskutować o możliwościach, warto sprawdzić własne dane. Test zajmuje pół godziny i nie wymaga niczyjej pomocy.
Weź pięćdziesiąt ostatnich zamówień od klientów i podziel je na trzy stosy:
- A. Czytelny plik PDF z kodami albo Waszymi indeksami.
- B. Arkusz Excel — dowolny.
- C. Zamówienie napisane w treści wiadomości.
Potem, niezależnie od podziału, policz jedną dodatkową rzecz: ile z tych pięćdziesięciu wymagało kontaktu z klientem, żeby ustalić, co właściwie zamówił.
| Wynik | Co z niego wynika |
|---|---|
| Stos A dominuje, mało telefonów | Moduł wbudowany. Nie kupuj nic więcej. |
| Stosy B i C to połowa lub więcej | Moduł sam problemu nie rozwiąże. |
| Stos A dominuje, ale dużo telefonów | Problemem nie jest odczyt, tylko nazewnictwo. Zacznij od uporządkowania kartoteki. |
| Rozkład mniej więcej równy | Rozważ układ mieszany — opisany niżej. |
5. Kiedy sensowne jest jedno i drugie
Najtańszy układ w firmie o mieszanym ruchu bywa taki: ustrukturyzowane pliki obsługuje moduł wbudowany, a do agenta trafia reszta. Płacisz wtedy za obsługę trudnych przypadków, a nie za wszystko.
Warunek jest jeden i trzeba go ustalić na początku: jasny podział, żeby to samo zamówienie nie weszło dwa razy. Zwykle rozwiązuje to reguła na skrzynce — osobny adres albo filtr po nadawcy.
6. Podsumowanie
Jeśli Twoje zamówienia to ustrukturyzowane pliki z kodami, moduł w Twoim systemie jest właściwym wyborem i nie potrzebujesz niczego więcej. Jeżeli połowa ruchu to treść maili i arkusze, a Twoi handlowcy tłumaczą maszynie, co klient miał na myśli — to jest granica, za którą sam odczyt dokumentu przestaje wystarczać.
Rozstrzyga to nie opis funkcji, tylko pięćdziesiąt Twoich ostatnich zamówień podzielonych na trzy stosy.
Zrobiłeś test i wyszła Ci grupa B albo C?
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i służy temu, żebym zobaczył Wasze prawdziwe zamówienia. Jeśli moduł wbudowany załatwia sprawę, dowiesz się tego na tej rozmowie. To tańsze rozwiązanie dla Was.