Klient zamawia jak dotąd
Mailem, w Excelu albo w PDF. Nie prosisz go o zmianę nawyków ani o logowanie się do portalu.
Zamówienia z maila trafiają do Twojego ERP same. Handlowiec tylko zatwierdza.
Agent AI czyta zamówienia z treści maila, Excela i PDF, rozpoznaje kody i skróty, których używają Twoi klienci, i przygotowuje gotowy dokument w Twoim systemie. Przez pierwsze 30 dni pracuje w trybie cienia: niczego nie zapisuje, a Ty dostajesz raport, ile pracy by przejął.
Pilotaż bez opłaty wdrożeniowej · wdrożenie i rozmowa bezpośrednio ze mną · przetwarzanie danych w UE
Gdzie to naprawdę boli
Nie w przepisywaniu. Przepisanie pozycji to sekundy.
Boli w tym, co jest przed nim. Klient pisze „karton 400", a w kartotece są trzy kartony 400 różniące się gramaturą. Pisze „to co zwykle", więc trzeba otworzyć jego ostatnie zamówienie. Przysyła arkusz, w którym ilość jest raz w kolumnie C, raz w E, a pierwsze cztery wiersze to nagłówek jego firmy. Każdy taki przypadek to decyzja, a decyzje podejmuje osoba, która akurat ma tę skrzynkę otwartą.
Do tego dochodzi pora dnia. Zamówienia spływają do południa, kompletacja rusza po południu, więc ta sama osoba przepisuje i odbiera telefony. Wtedy powstają pomyłki, które wracają za tydzień jako korekta.
Wklej maila i zobacz, co się rozpozna → Policz, ile to kosztuje u Ciebie →
Jak to działa
Agent rozpoznaje pozycje
Najpierw po indeksie i kodzie kreskowym, bo to pewne. Potem po nazwie. Na końcu po tym, jak ten konkretny klient nazywa ten konkretny towar — bo „zetki" u jednego odbiorcy i u drugiego bywają czym innym. Czego nie rozpozna, tego nie zgaduje.
Handlowiec zatwierdza
Jeden ekran: pozycje pewne u góry, wątpliwe osobno. Poprawka wprowadzona raz zostaje zapamiętana dla tego klienta, więc następnym razem ta sama pozycja jest już rozpoznana.
Co miesiąc dostajesz raport
Ile zamówień przeszło bez poprawek, ile godzin wróciło zespołowi, ile rozbieżności złapano przed wysłaniem do klienta.
Kiedy wbudowany OCR wystarczy, a kiedy nie
Wiele systemów ERP ma dziś własny moduł OCR. Czyta załączony plik PDF i tworzy z niego dokument, dopasowując pozycje po kodzie, a potem po nazwie. Kosztuje ułamek tego, co osobne rozwiązanie.
Jeśli Twoje zamówienia tak wyglądają, zacznij od niego i nie czytaj dalej.
Wbudowany OCR prawdopodobnie Ci wystarczy
- Zamówienia przychodzą jako czytelny PDF o powtarzalnym układzie.
- Pozycje mają kody kreskowe albo Twoje własne indeksy.
- Klienci zamawiają w jednym, przewidywalnym formacie.
- Wyjątków i telefonów „a co mieliście na myśli” prawie nie ma.
Tu wbudowany OCR sobie nie radzi
- Zamówienie jest napisane w treści maila, nie w załączniku.
- Klient przysyła arkusz Excel z własnym układem kolumn.
- Każdy odbiorca nazywa ten sam towar inaczej, czasem skrótem albo „to co zwykle”.
- Część pozycji wymaga wyjaśnienia i ktoś musi zdecydować, co z nimi zrobić.
- Chcesz wiedzieć w liczbach, ile pracy faktycznie przeszło bez człowieka.
Pilotaż w trybie cienia: 30 dni bez ryzyka
Przez pierwszy miesiąc agent pracuje równolegle do Twojego zespołu i niczego nie zapisuje w Twoim systemie. Czyta te same zamówienia co handlowcy i przygotowuje własne wersje. Nic się nie przełącza, nic nie trzeba wyłączać, a ryzyko dla bieżącej pracy jest zerowe, bo agent nie ma prawa zapisu.
Po trzydziestu dniach siadamy nad raportem. Nie nad prezentacją — nad zestawieniem Waszych zamówień z tym, co agent z nich wyciągnął: ile pozycji trafił bez poprawki, ile odłożył do wyjaśnienia, gdzie się pomylił i dlaczego. To jest moment, w którym decydujecie, czy iść dalej.
Jeśli raport Was nie przekona, rozstajemy się. Raport zostaje u Was — przyda się przy rozmowie z każdym innym dostawcą.
Ile to kosztuje
Cena zależy od liczby zamówień. Poznasz ją w pierwszej rozmowie, zanim cokolwiek podpiszesz.
Model rozliczenia jest stały niezależnie od wielkości:
- Abonament miesięczny, bez opłaty wdrożeniowej.
- 30 dni pilotażu w trybie cienia, zanim cokolwiek zacznie zapisywać.
- Rezygnacja z miesięcznym wypowiedzeniem.
- Zanim podam kwotę, liczę razem z Tobą, ile kosztuje Cię dziś ręczna obsługa. Jeśli oszczędność nie przekracza wyraźnie abonamentu, usłyszysz to ode mnie na pierwszej rozmowie.
Dlaczego ja
Dwadzieścia lat pracowałem w produkcji, planowaniu i logistyce, zanim zacząłem budować dla tych procesów oprogramowanie. Systemami ERP zajmuję się od 2021 roku. Rozmawiasz i wdrażasz bezpośrednio ze mną, bez warstwy pośredniej, więc to, co powiesz o swoim procesie, trafia od razu do osoby, która to zbuduje.
Prowadzę też doktorat metodą badania w działaniu, w którym każde wdrożenie jest opisanym przypadkiem. Praktyczny skutek dla Ciebie jest taki, że mierzę stan przed i po, bo bez pomiaru ten materiał jest dla mnie bezwartościowy.
Twoje dane zostają u Ciebie
- Przetwarzanie w Unii Europejskiej, na podstawie umowy powierzenia z listą podwykonawców.
- W trybie cienia agent nie ma prawa zapisu do Twojego systemu. Czyta i przygotowuje, nic więcej.
- Agent nie wysyła niczego do Twoich klientów samodzielnie.
- Każde zamówienie przechodzi przez człowieka, dopóki wspólnie nie zdecydujemy inaczej na podstawie danych z raportu.
Drugi proces, który badam: potwierdzenia od dostawców
Dostawca odsyła potwierdzenie z innym terminem, inną ilością albo inną ceną, a nikt tego nie przenosi do zamówienia zakupu. Kończy się brakiem towaru, o którym dowiadujecie się, gdy jest już za późno. Sprawdzam, czy to boli polskie hurtownie tak samo, jak zamówienia od klientów.
Najczęstsze pytania
Czy moi klienci muszą zmienić sposób zamawiania?
Nie. Zamawiają dokładnie tak jak dotąd: mailem, w załączonym Excelu albo w PDF. Agent dopasowuje się do nich, a nie odwrotnie. Nie wdrażasz portalu, nie wysyłasz klientom instrukcji i nie prosisz ich o zmianę nawyków.
Czym to się różni od wbudowanego OCR w moim systemie ERP?
OCR wbudowany w ERP czyta zwykle załącznik PDF lub skan i dopasowuje pozycje po kodzie kreskowym, a potem po nazwie. Agent obsługuje dodatkowo zamówienia napisane w treści maila i arkusze Excel, uczy się nazw i skrótów, których używa każdy Twój klient, odkłada niejasne pozycje do osobnej kolejki wyjątków zamiast zgadywać, i co miesiąc pokazuje w raporcie, ile pracy faktycznie przejął.
Co się stanie, jeśli agent się pomyli?
Człowiek zatwierdza każde zamówienie. Agent przygotowuje szkic i pokazuje, czego nie był pewien. Handlowiec akceptuje, poprawia albo odrzuca. Większą samodzielność włączamy dopiero wtedy, gdy raport z Twoich własnych zamówień pokaże, że można to zrobić bezpiecznie.
Z jakimi systemami ERP to działa?
Zakres integracji ustalam indywidualnie w pierwszej rozmowie, po sprawdzeniu, jak Twój system przyjmuje dokumenty z zewnątrz. Nie obiecuję integracji, której wcześniej nie sprawdziłem u Ciebie.
Gdzie są przetwarzane nasze dane?
W Unii Europejskiej, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych z listą podwykonawców. Agent nie wysyła niczego do Twoich klientów samodzielnie.
Co jeśli po pilotażu nie chcę kontynuować?
Rezygnujesz, a raport porównawczy zostaje u Ciebie. Przez pilotaż nic nie zapisujemy w Twoim systemie, więc nie ma czego cofać.
Zgłoś firmę do pilotażu
Szukam kilku hurtowni i dystrybutorów, u których zamówienia przychodzą mailem. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i służy głównie temu, żebym zobaczył Wasze prawdziwe zamówienia i powiedział, czy to się w ogóle opłaca.
