Portal B2B dla DistroTech

Tło projektu

DistroTech Sp. z o.o. to dystrybutor komponentów przemysłowych z 15-letnią historią i ponad 200 klientami B2B. Firma obsługiwała zamówienia przez telefon, email i arkusze Excel, co generowało błędy, opóźnienia i frustrację.

Dyrektor IT, Michał Nowak, szukał rozwiązania, które:

• Zastąpi ręczne przetwarzanie zamówień (4h dziennie pracownika back-office)
• Zmniejszy błędy w cenach, rabatach i dostępności towarów
• Umożliwi partnerom składanie zamówień 24/7 bez interwencji człowieka
• Zintegruje się z istniejącym systemem ERP (SAP Business One)

Problem do rozwiązania

Kluczowe wyzwania:

1. Ręczne przetwarzanie zamówień: Każde zamówienie wymagało ręcznego wprowadzenia do systemu ERP, weryfikacji cen, dostępności i generowania dokumentów.
2. Brak widoczności stanu magazynu: Klienci dzwonili, by sprawdzić dostępność towaru. Sprzedawcy musieli logować się do ERP i czytać stany przez telefon.
3. Błędy w cenach: Każdy klient B2B miał indywidualny cennik i rabaty. Ręczne obliczenia prowadziły do niezgodności i reklamacji.
4. Brak historii i analityki: Dane rozrzucone po emailach i plikach Excel. Dyrekcja nie miała wglądu w trendy sprzedaży i prognozy.

Koszt problemu:

• 4h dziennie pracy back-office = ~80h/mies. (~6000 PLN miesięcznie kosztów pracy)
• 5-10 błędów miesięcznie w zamówieniach = reklamacje, korekty faktur, utrata zaufania
• Brak możliwości skalowania bez zwiększania zespołu

Proponowane rozwiązanie

Zaprojektowałem i zaimplementowałem custom portal B2B jako Progressive Web App (PWA):

Architektura

Kluczowe funkcje

• Portal klienta:
  • Przeglądanie katalogu produktów z live stanem magazynowym
  • Indywidualne ceny i rabaty (synchronizacja z SAP)
  • Składanie zamówień z koszykiem i zapisanymi szablonami
  • Historia zamówień i faktur (PDF download)
  • Tracking statusu zamówienia (w realizacji / wysłane / dostarczone)
• Panel administracyjny:
  • Dashboard z KPI: wartość zamówień, top produkty, top klienci
  • Zarządzanie użytkownikami i rolami (admin / sales / warehouse)
  • Workflow aprobacji zamówień powyżej określonego progu
  • Real-time notifications (email + w aplikacji)
  • Eksport danych do CSV/Excel dla księgowości
• Integracje:
  • SAP Business One API (synchronizacja produktów, cen, stanów magazynowych co 15 min)
  • Automatyczne generowanie faktur w SAP po zatwierdzeniu zamówienia
  • Email notifications (SendGrid)
  • SMS alerts dla klientów VIP (Twilio)

Proces wdrożenia

1. Discovery (1 tydzień): Wywiady z zespołem sprzedaży, back-office i 5 kluczowymi klientami. Mapowanie user journey i pain points.
2. Design & Prototyping (2 tygodnie): Wireframes i prototypy klikalne w Figma. Testy użyteczności z 3 klientami pilotażowymi.
3. Development (8 tygodni):
   • Sprint 1-2: Backend API, baza danych, integracja SAP
   • Sprint 3-4: Frontend portal klienta (katalog, koszyk, checkout)
   • Sprint 5-6: Panel admin, dashboard, workflow aprobacji
   • Sprint 7-8: Testy, bugfixy, performance optimization
4. Pilotaż (2 tygodnie): 10 klientów testowych. Zebranie feedbacku, poprawki UX.
5. Rollout (1 tydzień): Onboarding 200+ klientów. Szkolenia wideo, materiały help docs.
6. Wsparcie (ongoing): Monitoring, bugfixy, kolejne iteracje funkcji na bazie feedbacku.

Czas realizacji: 3 miesiące (od kick-off do produkcji)

Budżet: 45 000 PLN (development + design + hosting przez 12 miesięcy)

Rezultaty i metryki

Szczegółowa analiza:

• Automatyzacja: 80% zamówień jest teraz składanych bez interwencji człowieka. Oszczędność: ~16h pracy tygodniowo (4h/dzień → 0.8h/dzień).
• Redukcja błędów: Z ~8 błędów miesięcznie do 1-2. Eliminacja kosztów korekt faktur i reklamacji (~2000 PLN/mies.).
• Wzrost sprzedaży: Klienci składają więcej zamówień (łatwiejszy dostęp, brak konieczności dzwonienia). Średni wzrost GMV o 40% w ciągu 6 miesięcy.
• Satysfakcja klientów: NPS wzrósł z 45 do 78 (badanie 3 miesiące po wdrożeniu).
• ROI: Oszczędności (6000 PLN/mies.) + dodatkowa sprzedaż pokryły koszt projektu w 6 miesięcy. Kolejne 6 miesięcy = czysty zysk.

Wnioski i lekcje

Co zadziałało:

• Discovery z klientami końcowymi: Rozmowy z 5 partnerami B2B ujawniły potrzeby, których zespół wewnętrzny nie zauważył (np. szablony zamówień, tracking SMS).
• Integracja z istniejącym ERP: Zamiast wymuszać migrację, zintegrowałem portal z SAP. Klient nie musiał zmieniać procesów back-office.
• Pilotaż przed rollout: 10 klientów testowych pozwoliło wyłapać edge-case'y (np. klienci z wieloma punktami odbioru, zamówienia cykliczne).

Wyzwania:

• Synchronizacja SAP: API SAP B1 jest słabo udokumentowane. Debugowanie integracji zajęło 2 tygodnie zamiast planowanych 1.
• Onboarding użytkowników: Część starszych klientów miała opory przed nowym systemem. Rozwiązanie: osobiste szkolenia wideo + dedykowany helpdesk przez pierwszy miesiąc.

Techniczne highlights

• Performance: Lazy loading produktów (virtual scrolling) — lista 10k produktów ładuje się w <1s. Redis cache dla cen i stanów magazynowych (TTL 15min) redukuje obciążenie SAP.
• Security: JWT auth z refresh tokens, role-based access control (RBAC), rate limiting API (100 req/min per user), HTTPS only, CSP headers.
• Skalowanie: Dockerized deployment na VPS (4 vCPU, 8GB RAM). Auto-scaling gotowy na wzrost ruchu. Backup bazy co 6h, disaster recovery plan.
• Monitoring: Sentry (error tracking), Uptime Robot (uptime monitoring), Grafana (performance dashboard). Alerty Slack w przypadku downtime lub high error rate.